كيف تكون أكثر إنتاجية ؟

لقد عرفنا جميعًا ذلك الشخص الذي يبدو دائمًا أنه ينجز الأمور.

سواء كان صديقًا أو زميلًا ، فهذا هو الشخص الذي يتم دائمًا إنجاز عمله مبكرًا. الشخص الذي تمكن بطريقة ما من إنهاء المهام التي تستغرق ساعة في 20 دقيقة.

الشخص الذي يصفه الناس بأنه إنسان آلي أو آلة ، لأنه بالتأكيد لا يمكن لأي إنسان بسيط أن يعمل بالسرعة التي يعمل بها.

ومع ذلك ، فإن هؤلاء الأشخاص موجودون ، يبتعدون بأقصى قدر من الكفاءة. ما هو القاسم المشترك بين هؤلاء الأشخاص ذوي الإنتاجية العالية؟ كيف يفعلون ذلك؟

عادات الأشخاص ذوي الإنتاج العالي

من المغري النظر إلى الأشخاص ذوي الإنتاجية العالية على أنهم آلات (أو سحرة). ولكن من خلال دراسة كيفية عملهم بكفاءة والتغلب على التحديات التي نواجهها جميعًا ، من الممكن زيادة إنتاجيتك أيضًا.

كيف يتغلب الأشخاص الأكثر كفاءة على تحديات مثل:

التسويف في المهام - الصغيرة والمزعجة والكبيرة والصعبة

عمل ممل يحتاج فقط لإنجازه

الرد على البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى أثناء العمل

البقاء متحمسًا وحيويًا طوال يوم العمل بأكمله

تركيز وإنهاء أهم المشاريع على لوحاتهم

بقدر ما أود المطالبة بوضع "شخص منتج للغاية" ، فإن أفضل ما يمكنني فعله هو أن أقول: أنا أعمل على ذلك. ولكن من خلال قراءة المقالات ، ومراجعة الكتب ، وطرح أسئلة على الأشخاص المنتجين ، جمعت أفضل نصيحة يمكن أن أجدها بشأن عاداتهم الإنتاجية.

فيما أهم عادات الأشخاص ذوي الإنتاجية العالية. من طرق قضاء وقت أقل على رسائل البريد الإلكتروني إلى طرق الحفاظ على التركيز ، يمكن أن تساعدك نصائح الإنتاجية هذه على زيادة كفاءتك إلى أقصى حد - وإنجاز المزيد من المهام.

لا يمكنك أن تصبح أكثر إنتاجية بين عشية وضحاها. ولكن إذا أجريت تغييرات صغيرة ووضعت بعض هذه العادات في مكانها الصحيح ، فستكون في طريقك إلى أن تصبح أكثر كفاءة.

كيف تكون أكثر إنتاجية

قم بزيادة الإنتاجية واكتسب كفاءة عالية باتباع هذه العادات:

ركز على أهم المهام أولاً

زراعة العمل العميق

احتفظ بقائمة إلهاء لتظل مركزًا

استخدم مصفوفة أيزنهاور لتحديد الأولويات طويلة المدى

استخدم قاعدة 80/20

قسّم المهام إلى أجزاء أصغر

خذ فترات راحة

اتخذ قرارات أقل

القضاء على التواصل غير الفعال

ابحث عن الاختصارات القابلة للتكرار

تعلم من النجاحات وكذلك من الأخطاء

خطط عندما تسوء الأمور

اعمل قبل أن تحصل على الدافع أو الإلهام

لا تعدد المهام

املأ الخزان - أعد الشحن

شحذ الفأس

تحكم في طاقتك (ليس الوقت فقط)

كن أفضل في قول "لا"

1. ركز على أهم المهام (MITs) أولاً

ربما لم تذهب إلى معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا - ولكن معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا يمكن أن يساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية.

النظرية الكامنة وراء "المهام الأكثر أهمية" هي أن أي قائمة مهام معينة بها بعض المهام الأكثر أهمية من غيرها. إذا ركزت ببساطة على تحديد عناصر قائمة المهام ، فسينتهي بك الأمر بمزيج من المهام المهمة والمهام الأقل أهمية المكتملة.

كما أنه يعرضك لاحتمالية المماطلة - فمن السهل قضاء يوم كامل في التحقق من المهام السهلة والأقل أهمية بدلاً من الانصياع للأشياء الصعبة.

بدلاً من ذلك ، اقض بضع دقائق في بداية يومك لاختيار 1-3 من MITs - الأشياء التي ، بغض النظر عن أي شيء ، تحتاج إلى الانتهاء بحلول نهاية اليوم.

مع التركيز المتجدد على ما هو مهم ، يكون من الأسهل إنشاء قائمة مهام ذات مغزى - تأكد من إنجاز الأشياء المهمة.

قالت Laura Earnest of Whole Life Productivity عن أهمية تحديد الأولويات كعادة إنتاجية:

"اسمحوا لي أن أقول إنني أميز بين الكفاءة والفعالية ، ولكن كلاهما مطلوب لتحقيق ذروة الإنتاجية. الكفاءة هي فعل الأشياء بالشكل الصحيح والفعال هو القيام بالأشياء الصحيحة. لذلك يعمل الأشخاص الأكثر إنتاجية في المهام ذات القيمة العالية ، والتأكد من أن الطريقة التي يقومون بها بهذه المهام هي أفضل طريقة.

أعتقد أيضًا أن الأشخاص الأكثر إنتاجية قادرون على تمييز المهام ذات القيمة العالية ، ويكونون قادرين إما على السماح للآخرين بالرحيل أو تفويضهم. ليس اندفاعًا مجنونًا لإنجاز كل شيء ، لأنهم يدركون أنهم لا يستطيعون إنجاز كل شيء ".

2. زراعة العمل العميق

بعض المهام صعبة فقط. ليس هناك بديل للعمل العميق.

كل شخص لديه عدد قليل من المهام اليومية التي يمكن التخلص منها تقريبًا أثناء النوم. هذه هي المهام التي تحتاج إلى ملفات البودكاست لإنجازها - إذا كان هناك أي شيء ، فمن الصعب أن تجعل نفسك تقوم بها لأنها ليست مثيرة للاهتمام بشكل خاص.

في نفس الوقت ، بعض المهام صعبة فقط. لا يمكنك القيام بمهام متعددة في طريقك لإنهائها. تحتاج إلى تكريس وقت جاد وجهد عقلي لطردهم من الحديقة. تسمى هذه المهام "العمل العميق".

كتب كال نيوبورت عن هذا النوع من العمل في كتابه الأكثر مبيعًا ، العمل العميق: قواعد للنجاح المركّز في عالم مشتت. يجادل نيوبورت بأن مهارة التركيز المكثف أصبحت نادرة بشكل متزايد - وأن أولئك الذين يمكنهم إتقانها يتمتعون بميزة هائلة.

بعض توصيات Newport لتنمية العمل العميق هي:

جدول العمل العميق: خطط للعمل العميق في جدولك في وقت مماثل كل يوم ، ربما في الصباح. يساعدك الحصول على وقت منتظم للقيام بعمل عميق على جعله عادة.

الشعور بالملل: يبدو من غير المنطقي أن نطلق على الملل عادة منتجة ، لكن الشعور بالراحة مع الملل أمر مهم. لا يكون العمل العميق ممتعًا دائمًا ، والملل أو الإحباط هو ما يدفعنا إلى البحث عن المشتتات. تجنب استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للترفيه قدر الإمكان ، واشعر براحة أكبر في فعل أي شيء.

كن أكثر صعوبة في الاتصال: يمكن تقليل البريد الإلكتروني والمشتتات الأخرى عن طريق مطالبة الأشخاص الذين يتصلون بك بالقيام بمزيد من العمل مقدمًا. اطلب من الأشخاص البحث في أسئلتهم قبل المجيء إليك ، وقدم أكبر قدر ممكن من المعلومات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. الشيء نفسه ينطبق عليك - قضاء الوقت في الاتصالات بدلاً من تحطيم البريد الإلكتروني السريع يمكن أن يقلل من ذهاب وإياب.

تعرف على عادات عملك: هل تعمل بشكل أفضل بمعزل عن الآخرين؟ مع فترات الراحة الدورية؟ هل تعمل حول جدول زمني محموم؟ لست بحاجة إلى إصلاح جدولك بالكامل - فقط خصص بعض الوقت للعمل الجاد.

لقد أتقن الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية مهارة العمل العميق.

3. احتفظ بقائمة إلهاء لتظل مركزًا 

من خلال رسائل البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية وآلاف المهام الصغيرة ، من السهل تشتيت انتباهك عندما تحاول أن تكون منتجًا.

سواء كنت تحاول التركيز على عمل عميق أو مجرد التعامل مع مهام أصغر ، فإن الانحرافات هي لعنة الإنتاجية. من الصعب الحفاظ على عادات عمل فعالة مع وجود عوامل تشتيت الانتباه.

إحدى الطرق الفعالة لتقليل عوامل التشتيت هي إنشاء "قائمة مشتتات".

احتفظ بهذه القائمة - سواء كانت مستند Google أو قطعة ورق - في مكان قريب أثناء عملك. كلما ظهرت فكرة مشتتة للانتباه ، قم بتدوينها في القائمة والعودة إلى العمل.

هذه التقنية ، التي تُعد أحد أسرار تقنية بومودورو ، قوية لأن الكثير من الوقت تتطلب عوامل تشتيت الانتباه بشكل شرعي.

إذا كنت أقوم بعمل عميق وتذكرت فجأة فاتورة يجب دفعها ، أو لدي فكرة عن مشاركة مدونة جديدة ، فهذه أفكار تستحق الاهتمام.

إنهم لا يستحقون ذلك الآن.

عندما تظهر الأفكار أثناء عملك ، قم بتدوينها. بمجرد أن تصل إلى استراحة في عملك ، يمكنك العودة ومعالجتها أو إضافتها إلى قائمة المهام الأكبر.

4. استخدم مصفوفة أيزنهاور لتحديد الأولويات طويلة المدى

من مخاطر الإنتاجية التركيز على المدى القصير. كما قال أسطورة الإدارة بيتر دراكر ذات مرة ، "لا يوجد شيء عديم الفائدة مثل القيام بكفاءة بما لا ينبغي القيام به على الإطلاق." عندما تدرس عادات الإنتاجية ، من السهل الوقوع في هذا الفخ.

في أي يوم عمل ، من السهل أن تنشغل بأشياء تبدو مهمة في الوقت الحالي.

تم الترويج لمصفوفة أيزنهاور ، التي استخدمها دوايت أيزنهاور لاتخاذ القرارات خلال فترة وجوده كجنرال ، من خلال كتاب ستيفن كوفي The 7 Habits of Highly Effective People. يساعدك على تحديد ما يجب أن تعمل عليه بسرعة وما يجب تجاهله.

لإنشاء مصفوفة أيزنهاور ، قم بعمل مربع 2 × 2. على أحد المحاور ، اكتب "مهم" و "غير مهم". من ناحية أخرى ، "عاجل" و "غير عاجل".

يمكن أن يساعدك تنظيم قائمة المهام الخاصة بك على أساس أهمية كل مهمة وإلحاحها في تحديد مضيعة الوقت التي لا تستحق العناء.

هل تقضي معظم يومك في القيام بأشياء ملحة ولكنها غير مهمة؟ ابحث عن طرق للتفويض أو التشغيل الآلي أو الاستبعاد.

هل تقضي الوقت في أشياء ليست مهمة أو عاجلة؟ تجاهل هذه الأشياء.

هل تخصص وقتًا للعمل على أشياء مهمة ولكنها ليست عاجلة؟ إذا كنت مثل معظم الناس ، فمن الممكن أن تقضي المزيد من الوقت في هذا الربع. تسهل مصفوفة أيزنهاور رؤية ما يهم وما لا يهم.

5. استخدم قاعدة 80/20

طريقة أخرى لتحديد أولويات المهام تأتي من مبدأ 80/20.

اكتشفها الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو ، تنص قاعدة 80/20 (وتسمى أيضًا مبدأ باريتو) على أنه في أي مسعى ، سيأتي 80٪ من النتائج من 20٪ من الجهود.

لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة ، يحدد الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية أهم 20٪ من عملهم. بعد ذلك ، يبحثون عن طرق لخفض نسبة الـ 80٪ الأخرى من جدولهم الزمني ، للعثور على مزيد من الوقت للأشياء التي تحدث أكبر تأثير.

[blog-subscribe headline = "هذا البريد الإلكتروني جزء من 20٪” وصف = ”ضع عنوان بريدك الإلكتروني. مرة واحدة في الأسبوع ، سنرسل لك أفضل نصائحنا التسويقية (الأشياء التي تحصل على 80٪ من النتائج). "]

6. قسّم المهام إلى أجزاء أصغر

لماذا المماطلة؟

هناك مجموعة متنوعة من الأسباب التي تجعل الناس يماطلون ، ولكن أحد أهمها هو أن المهام الموجودة في قائمة مهامهم تبدو شاقة للغاية.

إذا كان لديك عناصر قائمة مهام كبيرة في النطاق وليست محددة جدًا ، فإن معالجة هذه المهام تصبح صعبة. تنظر إلى العنصر وتفكر "لا أعرف حتى من أين أبدأ."

يمكنك البدء بتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر. ضع أهدافًا صغيرة لكل مهمة.

إذا كان لدي عنصر قائمة مهام بعنوان "كتابة منشور مدونة حول الإنتاجية" ، فمن السهل (من المفارقات) تأجيله - نظرًا لوجود عدد قليل من الأماكن المختلفة التي يمكنني البدء فيها.

ماذا لو قسمت تلك المهمة الأكبر إلى أجزاء أصغر؟ بدلاً من "كتابة مدونة حول الإنتاجية" ، يمكن أن يكون أحد الأمثلة على قائمة المهام الخاصة بي:

ابحث عن الكلمات الرئيسية المتعلقة بالإنتاجية والعادات الجيدة والفعالة

اقرأ أفضل 10 نتائج من Google حول الإنتاجية

قم بالعصف الذهني عن طرق أخرى لتصبح أكثر إنتاجية

نظّم الأفكار التي وجدتها أو فكرت فيها في مخطط تفصيلي

قم بتدوين أي أفكار محددة حول كل تكتيك باستخدام النقاط

راجع النقاط النقطية واحدة تلو الأخرى ، لتجسيدها إلى أقسام كاملة

أصبح عنصر المهام الأكبر حجمًا ست مهام أصغر. بالتأكيد ، هذا يجعل قائمة المهام الخاصة بي أطول ، ولكنه يساعدني أيضًا في إنجاز الأمور بشكل أسرع - ولا يتعين علي التفكير من أين أبدأ.

كل عنصر في قائمتي محدد بشكل لا يصدق. كل ما علي فعله هو معالجتها بالترتيب. والنتيجة هي مشاركة المدونة التي تقرأها الآن.

7. خذ فترات راحة

لا أحد ، ولا حتى الأشخاص ذوي الإنتاجية العالية ، يمكنهم التركيز لمدة ثماني ساعات متتالية. إنه ببساطة غير ممكن. بغض النظر عن عدد العادات الفعالة التي تبنيها ، لا يمكنك الحفاظ على تركيز خالٍ من التشتت لفترة طويلة.

هذا هو سبب أهمية أخذ فترات راحة (ويظهر البحث أنه يجعل الناس أكثر إنتاجية). حتى فترات الراحة التي تستغرق بضع دقائق فقط يمكن أن تساعدك على إعادة الشحن والتوصل إلى أفكار جديدة.

كن استباقيًا بشأن أخذ فترات راحة. عندما تأخذ فترات راحة ، من المهم أن تجعلها منظمة ومدروسة. من السهل تبرير عوامل التشتيت على أنها "أخذ استراحة". ولكن إذا لم يكن لديك وقت استراحة مجدول ، فمن المحتمل أنك في الواقع تشتت انتباهك.

يمكن أن تساعد طرق مثل تقنية بومودورو. تقترح تقنية Pomodoro Technique 25 دقيقة من العمل ، مع استراحات قصيرة مدتها 5 دقائق. أنت تعمل بشكل مكثف لفترة زمنية محددة ، متبوعًا بعدم العمل عن قصد لفترة زمنية أقصر.

يمكن لجدولة فترات الراحة أن تبقيك منتعشًا ومنتجًا طوال اليوم.

8. اتخذ قرارات أقل (بشأن الأشياء غير المهمة)

عندما كان باراك أوباما رئيسًا ، أخبر فانيتي فير ذات مرة أنه لا يتخذ أبدًا قرارًا بشأن ما يرتديه:

قال [أوباما]: "سترى أنني أرتدي بدلات رمادية أو زرقاء فقط". "أحاول تقليص القرارات. لا أريد أن أتخذ قرارات بشأن ما آكله أو أرتديه. لأن لدي الكثير من القرارات الأخرى التي يجب اتخاذها ".

بعض القرارات مهمة. معظمهم ليسوا كذلك. إذا كنت تريد أن تكون أكثر إنتاجية ، ففكر في الاستعانة بمصادر خارجية أو التخلص من القرارات اليومية.

أدلى أشخاص آخرون عاليو الإنتاجية بتعليقات مماثلة حول عاداتهم الفعالة. يمتلك المؤلف ورائد الأعمال راميت سيثي ما يسميه "قاعدة شراء كتاب راميت":

"إذا كنت تفكر في شراء كتاب ، فقط قم بشرائه. لا تضيعوا خمس ثوان في مناقشتها. حتى فكرة واحدة تجعلها أكثر من قيمتها ".

إذا كنت تحاول الاختيار بين كتابين للقراءة ، سيقول Sethi: "اقرأهما كليهما". لا فائدة من إهدار طاقة اتخاذ القرار على الأشياء غير المهمة.

9. القضاء على الاتصالات غير الفعالة (قضاء وقت أقل على البريد الإلكتروني)

حان الوقت لنصل إلى الفيل في الغرفة: البريد الإلكتروني.

غالبًا ما يعتبر البريد الإلكتروني لعنة عادات الإنتاجية. يقضي العديد من الأشخاص يوم عملهم مع ظهور صندوق بريدهم الإلكتروني بوضوح ، ويستجيبون لكل إشعار فور وروده.

كما قلت في قسم العمل العميق ، هناك قيمة كبيرة لتقليل هذه الأنواع من الإلهاء. طريقة واحدة للقيام بذلك هي ببساطة عن طريق تصغير البريد الوارد الخاص بك والتحقق على فترات زمنية محددة.

آخر هو أن تصبح أكثر كفاءة في اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك لتبدأ. بمعنى آخر: أرسل رسائل بريد إلكتروني أفضل.

هل سبق لك أن حاولت تحديد موعد اجتماع ، ثم أرسلت خمس رسائل بريد إلكتروني أخرى ذهابًا وإيابًا لتحديد وقت ومكان محددين؟

ماذا لو كان بإمكانك تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني اللازمة لجدولة اجتماعات بسيطة؟ أو اجعل كل بريد إلكتروني أكثر دقة ، بحيث يكون هناك قدر أقل من الذهاب والإياب قبل أن تصل فعليًا إلى العمل الحقيقي؟

يقلل الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها عن طريق جعل كل بريد إلكتروني أكثر وضوحًا وقيمة. قد يعني هذا أن كل بريد إلكتروني يستغرق بضع دقائق أخرى للكتابة - ولكنه أيضًا يوفر الوقت في النهاية.

إذا كنت بحاجة إلى جدولة اجتماع مع أحد الموظفين ، فلا تكتفي بإرسال بريد إلكتروني إليه مثل هذا:

"مرحبًا [اسم الموظف] ،

أردت أن ألتقي حتى نتمكن من التحدث عن [المشروع]. ما هو الوقت المناسب لك؟

الأفضل،

[اسمك]"

بريد إلكتروني من هذا القبيل ينجز المهمة ، لكنه سيؤدي إلى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الإضافية للجدولة.

سينتهي اجتماعك الفعلي أيضًا بأنه غير فعال إلى حد ما ، حيث ستحتاج إلى متابعة جدول الأعمال شخصيًا - ولن يكون لدى الشخص الآخر الوقت للتفكير في إجابات لأسئلتك.

قد يبدو البريد الإلكتروني الأفضل مثل هذا.

"مرحبًا [اسم الموظف] ،

أردت أن ألتقي حتى نتمكن من التحدث عن [المشروع]. أردت تحديدًا أن أتحدث عن:

[موضوع جدول أعمال المشروع 1]

[موضوع جدول أعمال المشروع 2]

[موضوع جدول أعمال المشروع 3]

لقد ألقيت نظرة على التقويم الخاص بك ، ويبدو أن كلانا متفرغ يوم الثلاثاء الساعة 10 صباحًا أو الأربعاء الساعة 1 مساءً. اسمحوا لي أن أعرف ما هو الأفضل بالنسبة لك ، ولا تتردد في حجز التقويم الخاص بي.

الأفضل،

[اسمك]"

هذا البريد الإلكتروني أطول قليلاً. يستغرق الأمر مزيدًا من التفكير في الكتابة. لكنها أيضًا أكثر كفاءة. سيستغرق الأمر ما بين 0 و 2 رسائل بريد إلكتروني أخرى لإعداد هذا الاجتماع ، وستدخل بأجندة وأهداف واضحة.

يمكنك استخدام برنامج جدولة تابع لجهة خارجية مثل Cal Friendly لجعل هذا الأمر أكثر سهولة. ما عليك سوى إرسال الرابط الخاص بك إلى شخص ما ويمكنه حجز موعد يناسبكما معًا.

من جدولة الاجتماعات إلى توزيع المهام أو طرح الأسئلة ، اجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دقيقة قدر الإمكان. يتطلب هذا مزيدًا من العمل في البداية ، ولكنه في النهاية يجعلك أكثر كفاءة ويقلل من الأعمال غير الضرورية.

10. البحث عن الاختصارات القابلة للتكرار - أتمتة المهام

إذا وجدت نفسك تفعل نفس الأشياء مرارًا وتكرارًا ، فابحث عن طرق للقيام بهذه الأشياء بشكل أسرع.

يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل تعلم اختصارات لوحة المفاتيح الشائعة ، أو يتضمن أتمتة أقسام كاملة من عملك.

ما هي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها العثور على الاختصارات؟ فيما يلي بعض الأمثلة المحتملة:

ضع إجراءات تشغيل قياسية للمهام الشائعة ، بحيث يمكنك اتباع قوائم المراجعة بسرعة بدلاً من العمل من البداية

تفويض المهام للمتدربين أو غيرهم من الموظفين عند الاقتضاء. (فقط تأكد من المتابعة مع فريقك وتحديثه بانتظام.)

تعلم اختصارات لوحة المفاتيح البسيطة التي تظهر كثيرًا. أحب استخدام "command + shift + t" لفتح علامة تبويب مغلقة مؤخرًا ، أو "command + option + 2" لإنشاء عنوان في مستندات Google.

قم بزيادة سرعة كتابتك - يبدو واضحًا ، لكن الفرق بين 60 و 90 كلمة في الدقيقة كبير. يمكن أن تساعد لعبة مثل Typeracer (تحذير: إنها تسبب الإدمان).

استخدم التكنولوجيا لرعاية المهام المتكررة

تعتبر المهام المتكررة من المرشحين الرائعين للاختصارات أو التفويض أو الأتمتة. يمكن أن يؤدي التخلص منها عن جدولك الزمني إلى توفير الكثير من الوقت والطاقة.

11. التعلم من النجاحات وكذلك من الأخطاء

أحد التحديات التي يواجهها الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية هو ضمان أن العمل السريع هو أيضًا عمل جيد.

عندما تعمل بسرعة ، فإنك تنفتح على ارتكاب الأخطاء. يتعامل الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية مع هذه المخاطر من خلال التعلم والتحسين في كل لحظة ممكنة - بحيث يصبح إنتاج عمل جيد أمرًا بديهيًا.

التعلم من الأخطاء واضح (رغم أنه مهم بالطبع). عندما يحدث خطأ ما ، يعد تحليل الأخطاء والبحث عن طرق لمنعها تجربة تعليمية قيمة للغاية.

التعلم من النجاحات على نفس القدر من الأهمية والأقل شيوعًا. عندما يسير شيء على ما يرام ، لماذا؟

عندما تنجح ، قد يكون من المغري أن تفرز الشمبانيا وتبدأ في الاحتفال. ولا تفهموني خطأ - من الجيد أن تحتفل بنجاحاتك.

لكن النجاحات تستحق كل جزء من التمحيص بقدر الإخفاقات.

يحقق الأشخاص ذوو الإنتاج العالي أقصى استفادة من النجاحات من خلال اكتشاف كيفية تكراره. ما الذي سار بشكل جيد ولماذا؟ ما الذي يجب أن تأخذه من هذه التجربة وتستخدمه مرة أخرى؟ هل هناك عناصر لمشروع ناجح لم تكن فعالة ويمكن القضاء عليها؟

يساعدك طرح هذه الأسئلة على الانتقال من نجاح واحد إلى نجاحات متكررة. يساعدك أيضًا على فهم نجاحاتك على مستوى أكثر سهولة - مما يوفر لك الوقت عندما تجلس للعمل في مشروع جديد.

12. خطة عندما تسوء الأمور

يحدث للجميع. لديك خطط كبيرة لهذا اليوم - سيكون يومك الأكثر إنتاجية حتى الآن - ولكن بعد ذلك تبدأ حرائق صغيرة في الظهور وتتطلب انتباهك.

سواء تعطل فرنك وتحتاج إلى الاتصال بمصلح ، ينبثق اجتماع في اللحظة الأخيرة ، أو نسيت تحديد موعد لتناول طعام الغداء - في بعض الأحيان تسوء الأمور.

يعترف الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية بمغالطة التخطيط: حقيقة أن الجميع يقللون من الوقت الذي سيستغرقه إنهاء المهام.

تظهر الأبحاث حول مغالطة التخطيط أن الكثير من أسباب سوء التقدير هذا هو أننا ننسى أن نأخذ في الاعتبار المهام أو المسؤوليات التي لم ترد بعد في التقويمات الخاصة بنا.

هل سبق لك أن حاولت تحديد موعد اجتماع وفكرت "دعونا نفعل هذا الأسبوع المقبل ، يبدو الأسبوع المقبل أكثر انفتاحًا؟" ولكن بعد ذلك يأتي الأسبوع المقبل وهو مشغول كما هو الحال دائمًا.

الأشخاص ذوو الإنتاج العالي هم الأفضل في إدراك أن الأسبوع المقبل يبدو مفتوحًا فقط لأنك لم تحدد موعده بعد. من خلال التخطيط للانقطاعات ووضع خطط للطوارئ ، يمكن للأشخاص ذوي الإنتاجية العالية التكيف بسرعة عند ظهور مشاكل غير مخطط لها.

13. اعمل قبل أن تحصل على الدافع أو الإلهام

يتحدث الكثير من الأشخاص الذين يتطلعون إلى الحصول على عادات أكثر إنتاجية عن الحاجة إلى الحصول على الإلهام أو الدافع. يركز الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية بدلاً من ذلك على البدء - سواء كان لديهم الحافز أم لا.

في كتابها الكلاسيكي Bird by Bird ، تقدم المؤلفة Anne Lamott هذه النصيحة للكتاب الطموحين: انظر من خلال إطار صورة بحجم بوصة واحدة.

ماذا يعني ذالك؟

هذا يعني أنك لست بحاجة إلى معالجة كل شيء دفعة واحدة. عندما تواجه مشكلة في تحفيزك ، فعادةً ما يكون ذلك بسبب أنك تنظر إلى النطاق الهائل لمشروع ما.

هذا مخيف. من الصعب أن تبدأ عندما تواجه ضخامة مهمة ما.

يقول لاموت للكتاب ألا يقلقوا بشأن الإلهام أو الدافع. فقط ابدأ الكتابة بأصغر طريقة ممكنة. حتى إذا كنت بحاجة إلى البدء بوصف حذائك ، فإن الحصول على كلمات - أي كلمات - على الصفحة هو الخطوة الأولى.

الأمر نفسه ينطبق على عملك - حتى لو لم تكن كاتبًا.

إذا شعرت بالإرهاق أو وجدت نفسك تماطل ، فابحث في إطار صورة مقاس بوصة واحدة. ابدأ في فعل شيء ما - مثل تقسيم المهمة إلى أجزاء أصغر - وستجد أنه من الأسهل الاستمرار.

إن اتخاذ الإجراءات هو ما يؤدي إلى التحفيز ، والذي بدوره يؤدي إلى مزيد من العمل. الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية لا ينتظرون التحفيز - يبدأون العمل ويتبع ذلك الدافع.

14. لا تعدد المهام

مع وجود الكثير من عوامل التشتيت في محيطنا ، من المغري الوقوع في فخ تعدد المهام.

لا تفعل.

البحث عن تعدد المهام واضح: الناس سيئون في ذلك.

والسبب هو أن تسمية "تعدد المهام" خاطئة بالفعل. عندما تحاول القيام بمهام متعددة ، فأنت لا تقوم بأمرين في وقت واحد - فأنت تحول تركيزك بسرعة بين شيئين.

في كل مرة تقوم فيها بالتبديل ، عليك إعادة التركيز على المهمة الجديدة. نظرًا لأن الأمر يستغرق بضع دقائق للحصول على السرعة في مهمة ما ، فإن "تكاليف التبديل" هذه تجعل تعدد المهام غير فعال للغاية.

هل هناك أوقات يكون فيها تعدد المهام على ما يرام؟ من المحتمل.

إذا كنت تنظف شقتك أثناء الاستماع إلى كتاب مسموع ، فمن المحتمل أن تقوم بعمل جيد. والسبب هو أن المهمتين - التنظيف والاستماع - لا تستخدمان نفس الموارد العقلية.

ولكن إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا أثناء محاولتك متابعة الكلمات في بودكاست ، فإن كلا المهمتين تتنافسان على موارد لغتك - سيتباطأ عملك وستتأثر الجودة. كما أنه يستنزف طاقتك ويجعل عقلك أكثر إرهاقًا ، مما يعني أنك تبطئ من أداء المهام المستقبلية أيضًا.

لكن كيف تتوقف عن تعدد المهام؟

يمكن أن يكون تجنب تعدد المهام أمرًا بسيطًا مثل إغلاق علامة التبويب ببريدك الإلكتروني وكتم صوت Slack أو البريد الإلكتروني أو الإشعارات النصية. في معظم الوظائف ، لن يكون الانتظار لمدة نصف ساعة إضافية للرد على بريد إلكتروني نهاية العالم.

يعد التخلص من تعدد المهام أحد أكثر العادات إنتاجية التي يمكنك تطويرها.

15. املأ الخزان - أعد الشحن

تعتبر تكتيكات الإنتاجية وقوالب البريد الإلكتروني وتحديد الأولويات طرقًا قيّمة لتحسين إنتاجيتك.

لكنهم لن يساعدوا إذا كنت لا تعتني بنفسك.

الأشخاص ذوو الإنتاج العالي يقضون الوقت في إعادة الشحن. وهذا يعني الحصول على قسط كافٍ من النوم كل ليلة وممارسة الرياضة وتناول الطعام الصحي.

إذا كنت لا تفكر بشكل مستقيم أو لديك مشكلة في التركيز ، فألق نظرة على عاداتك الشخصية. أعلم أن 7 أو 8 ساعات من النوم ليس كافيًا بالنسبة لي - فأنا أحتاج حقًا إلى ما يقرب من 9 ساعات ، ويؤثر فقدان النوم على إنتاجيتي لعدة أيام.

نايم. ممارسه الرياضه. كل جيدا. اخرج واستمتع ببعض أشعة الشمس. يعد الاهتمام بعاداتك الصحية جزءًا مهمًا من عادات العمل الفعالة.

16. شحذ الفأس

هناك اقتباس مشهور منسوب لأبراهام لنكولن يقول:

"امنحني ست ساعات لقطع شجرة وسأقضي الأربع ساعات الأولى في شحذ الفأس."

سواء قال لينكولن هذا بالفعل أم لا ، فإن الدرس الذي يكمن وراءه مهم: إذا كنت تريد أن تكون منتجًا ، فعليك التأكد من بقائك حادًا.

في مثال حديث ، ينسب وارن بافيت وتشارلي مونجر الكثير من نجاحهما إلى القراءة.

من خلال قضاء الكثير من الوقت في القراءة ، وزيادة المعرفة ، والتحسن في تجارتهم ، تمكنوا من اتخاذ قرارات أسرع وأكثر دقة.

كما قال مونجر ذات مرة:

"لا أنا ولا وارين ذكيان بما يكفي لاتخاذ القرارات دون وقت للتفكير. نحن نتخذ قرارات فعلية بسرعة كبيرة ، ولكن هذا لأننا أمضينا الكثير من الوقت في إعداد أنفسنا بالجلوس بهدوء والقراءة والتفكير ".

خصص وقتًا للتحسين ، وستكون قادرًا على الاستجابة بشكل أكثر كفاءة لمجموعة متنوعة من المواقف.

17. إدارة طاقتك (ليس الوقت فقط)

تعد إدارة الوقت جزءًا كبيرًا من الإنتاجية. ستساعدك العديد من عادات الإنتاجية في هذه القائمة على إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية.

ولكن إدارة الطاقة لا تقل أهمية - وغالبًا ما يتم تجاهلها -.

العادات الإنتاجية تعني إدارة الطاقة

إذا كنت مرهقًا وبالكاد تستطيع التفكير ، فلا يهم عدد الساعات المتبقية في اليوم. لن تكون قادرًا على استخدامها بشكل منتج.

هذا هو منطق معالجة المهام الصعبة في وقت مبكر من اليوم - باستخدام ساعات الذروة بكفاءة ، يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل قبل أن تتعب. يقول جيسون فريد ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Basecamp:

"بينما يقول الناس غالبًا أنه لا يوجد وقت كافٍ ، تذكر أنك ستحظى دائمًا باهتمام أقل من الوقت."

يعرف الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية أنه لا يكفي أن يكون لديهم الوقت للقيام بالأشياء. تعد إدارة طاقتك - لضمان قيامك بمعالجة أكثر المهام كثافة بينما لديك الطاقة اللازمة للتعامل معها - خدعة مهمة لتصبح منتجًا.

18. كن أفضل في قول "لا"

من المغري جدًا أن تقول نعم.

مشاريع وفرص جديدة تظهر في كل وقت. من السهل أن تكون متحمسًا للإمكانيات - ثم ينتهي بك الأمر مع الكثير من الالتزامات.

قول لا صعب. هذا يعني تنحية الأشياء جانباً بوعي بحيث يكون لديك الوقت للعمل على أولوياتك الأكثر أهمية. كان الخبير مارك شيد من إنتاجية 501 يقول هذا عن أهمية قول لا:

"الأشخاص ذوو الكفاءة العالية يجيدون حقًا عدم القيام بالأشياء.

يعني عدم وجود ما تفعله أن الوقت الذي تقضيه في الأشياء المهمة يكون أكثر تركيزًا وإنتاجية. غالبًا ما يعتقد الناس أنهم أصبحوا أكثر إنتاجية من خلال ملء يومهم بالمزيد والمزيد من الأعمال منخفضة القيمة ، لكن هذا العمل منخفض القيمة يسلب الطاقة والإبداع اللذين يمكن أن يتجهوا نحو الأعمال عالية القيمة.

لقد اكتشف الأشخاص الأكثر إنتاجية وكفاءة الذين أعرفهم أن ما يفعلونه يعد أمرًا ذا قيمة حقًا وقد بذلوا جهودهم في القيام بذلك بأفضل ما لديهم من قدرات. عادة ، هذا يعني أنهم يتوقفون عن القيام ببعض الأنشطة "الجيدة" من أجل التركيز على الأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لهم ولأهدافهم ".